Die Detailansicht ist die zentrale Ansicht im Werkverzeichnis. Hier finden Sie alle Daten zu Ihrem Werk, können mehrere Abbildungen hinterlegen, die Kalkulationen zum Werk durchführen und alle Beziehungen eines Werkes zu Kunden, Ausstellungsorten, Ausstellungen und die dazugehörenden Dokumente dokumentieren und nutzen.
Da das Werkverzeichnis auch für das Sichten und Ordnen eines vielleicht bisher nicht organisierten Lagers eine große Hilfe sein kann, können Sie jeden Datensatz auf "vorläufig" setzen. Damit stehen einige zusätzliche Felder zur Verfügung, falls bestimmte Werte noch nicht bekannt sind.
Da häufig die Situation vorzufinden ist, dass auch nicht alle Werke fotografiert wurden und dies erst beim Ordnen geschieht, wird auch eine Berechnung der Werkproportionen im Verhältnis zu den Proportionen der digital erfassten Bilder eingeblendet. Dadurch werden die für die Bildbearbeitung wichtigen Werte erzeugt, was bei der Bearbeitung selbst ohne weitere Umrechnungen genutzt werden kann.
Sobald Sie später alle Werte endgültig erfasst und ein bearbeitetes Bild hinzugefügt haben, werden die vorläufigen Felder wieder verborgen. In der Listenansicht sind alle Werke entsprechend als "vorläufig" oder "bestätigt" gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, an welchem Werk noch Arbeiten notwendig sind.
Die ersten beiden Panels der Detailansicht zeigen Ihnen die gespeicherten Abbildungen und enthalten alle Daten zum Werk. Bestimmte Felder werden nur angezeigt, wenn sie auch gebraucht werden.
Danach folgen die Panels Status und Kalkulation. Hier sehen Sie den Status des Werkes (aktiv, verkauft, vermietet). Die Auswahl des Status hat weitreichende Folgen für die anschließende Kalkulation.
Die Kalkulation deckt alle Konstellationen, die bei der Vermarktung von Kunstwerken eine Rolle spielen können ab. Neben der eigentlichen Kalkulation konsistenter Preise für Ihre Werke können Sie den Verkauf ab Atelier genauso abwickeln wie über einen Kunsthändler. Die entsprechenden Auswirkungen auf Steuer und Provision wird automatisch berechnet. Rabatte können ebenso einbezogen werden wie z.B. der gesondert ausgewiesene Preis eines Rahmens oder Sockels. Auch der Verkauf von Auflagenwerken ist berücksichtigt.
Vermieten Sie ein Werk, so wird das Panel für den Verkauf automatisch geschlossen. Ein verkauf kann erst wieder durchgeführt werden, wenn das vermietete Werk wieder frei ist.
Wenn der Status des Werkes auf verfügbar eingestellt ist, können Sie einen Lagerort zuweisen. Dadurch wissen Sie immer, wo sich das entsprechende Werk befindet. Es können standardmäßig bis zu drei Lagerorte mit jeweils zahlreichen Unterbereichen verwaltet werden. Ein Klick auf den Button Standort anzeigen blendet eine vorher angelegte Grundrisszeichnung des Standortes mit den einzelnen Unterbereichen ein.
Aus der Detailansicht können Sie verschiedene gedruckte Dokumente erzeugen:
Etiketten, Transportaufkleber, Kalkulationsnachweise und Rechnungen. Das Erstellen von Etiketten ist einer meiner kostengünstigen Services, ebenso wie das Anlegen aufbereiteter Ausstellungs- oder Transportlisten.
Im letzten Abschnitt der Detailansicht finden Sie die Dokumentation bei Vermietung. Die Felder hier werden erst angezeigt, wenn bei Status das Feld Vermietung markiert ist. Die Verkaufsoptionen sind dann deaktiviert.
Dann folgen die Panels für Ausstellungen und Publikationen. Wenn Sie das geöffnete Werk in einer Ausstellung vorsehen möchten, geben Sie dies hier an. Das Werk wird dann in eine Liste aufgenommen, die automatisch bei Ausstellungen angezeigt wird. Ebenso können Sie in der Suchfunktion die für eine Ausstellung ausgewählten Werke mit einem Klick aus der Gesamtliste filtern und so weiter bearbeiten.
Ähnlich funktioniert der Bereich Publikationen. Hier wählen Sie Werke für Publikationen aus, die dann automatisch mit Dienstleistern verbunden werden. So wissen Sie immer, welche Fotografen die Werke aus Katalog XY fotografiert haben, welcher Grafiker den Katalog vorbereitet hat und bei welcher Druckerei der Katalog hergestellt wurde. Nebenbei verhalten Sie sich automatisch konform zu Urheberrechts-Regelungen.
Unter den beschriebenen Panels finden Sie noch das Panel Dokumente. Dokumente ist eine eigene Komponente, mit der Sie alle erdenklichen Dokumente für die verschiedenen anderen Komponenten speichern können. Beim Werk haben Sie - soweit vorhanden - immer alle digitalen Fotos hinterlegt und können diese in den Aktivitäten (rechts neben der Hauptansicht) z.B. ohne langes Suchen in irgendwelchen Ordnern direkt von hier aus als Email-Anhang versenden. Der Versand selbst wird dabei protokolliert, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann was an wen gesendet wurde.
Das Dokumentenpanel erscheint z.B. auch bei Ausstellungen, Dienstleistern, Ausstellungsorten und Publikationen.
